5 estrategias prácticas para mejorar la cobranza en tu negocio

Si administras o estás encargado del flujo de efectivo de una empresa, seguramente te has preguntado cómo gestionar de manera óptima tu cobranza. Al final del día, una buena cobranza es lo que asegura la estabilidad financiera de un negocio; si va a poder pagar la nómina, si podrá hacer los pagos de servicios y proveedores, si podrá operar día a día.

Además de contar con un proceso para medir la cobranza, hay algunas recomendaciones accionables que hemos visto que funcionan (ya sea si implementas una de ellas o todas a la vez).

A continuación te presentamos 5 estrategias que puedes aplicar para mejorar la cobranza y reducir el riesgo de pagos tardíos (o perdidos).

1. Usa canales de comunicación efectivos

Cuando se trata de cobranza, es crucial contar con varios canales por los cuales contactas a tus clientes sobre saldos vencidos y recordatorios de facturas pendientes. No todos los canales son iguales, por lo que tendrás que evaluar cuál se adapta mejor a tu segmento.

Mensajes SMS

La cobranza vía SMS no es algo nuevo. En México, empresas de servicios como Telmex o Telcel llevan varios años usando este canal para notificar sobre pagos pendientes y saldos vencidos. No obstante, estos mensajes no suelen verse muy profesionales y tienen la desventaja de que son unidireccionales (no hay forma de responder).

Correo electrónico

Es un canal clásico y atemporal que permite mucha personalización y adjuntar archivos como facturas o estados de cuenta. Es el adecuado si lo que quieres es transmitir una imagen de profesionalidad.

Una desventaja con los correos electrónicos, especialmente si tu negocio vende al público en general, es que pocas personas revisan su bandeja de entrada con frecuencia. Podrían pasar días hasta que las personas se den cuenta de que tienen un saldo pendiente con tu negocio. Si esto es un problema, es recomendable usar mensajería instantánea.

WhatsApp

Este canal se ha vuelto cada vez más popular entre empresas para enviar recordatorios, links de pago y avisos de promociones. Y no cabe duda de por qué: los mensajes en WhatsApp tienen un open rate mayor al 90%. En México y toda Latinoamérica, WhatsApp ha dominado el mercado de mensajería instantánea, cosa que no sucedió en Estados Unidos, por ejemplo.

Algo a considerar al enviar mensajes de WhatsApp: debes tener cuidado de no perjudicar la relación con tus clientes. Al ser un canal tan eficiente de comunicación, es peligroso dejarse llevar y terminar por abusarlo, hasta el grado de hacerle spam a los usuarios.

Otros canales

A pesar del surgimiento de estos canales "modernos", muchas empresas optan por hacer llamadas telefónicas a las personas que tienen pagos pendientes. Si recurres a esto o no dependerá del tamaño de tu cartera vencida y de la situación específica de cada persona.

2. Reduce al mínimo la fricción para pagar

Cuando un cliente está listo para hacer su pago, lo menos que quieres es ponerle trabas u obstáculos para que pueda hacerlo. Es clave ofrecer diferentes métodos de pago para permitirle a las personas elegir el que sea de su preferencia. Enseguida enumeramos los métodos de pago que son más usados para cobrar hoy en día.

• Tarjetas de crédito o débito: probablemente la opción más conveniente para los clientes, aunque viene con comisiones porcentuales sobre el valor de la venta.
• Transferencia SPEI: es uno de los métodos más usados por la inmediatez de los pagos (los negocios reciben inmediatamente su dinero) y las tarifas son muy bajas o nulas.
• Efectivo en tiendas y puntos de venta: es un método popular en los segmentos no bancarizados, donde aún hay escepticismo por mantener su dinero en cuentas digitales.
• Referencias bancarias: consiste en compartir un número de referencia con tus clientes que después usarán para depositar o transferir a tu banco. No es muy recomendable, ya que requiere de un esfuerzo adicional por parte del cliente si no tiene una cuenta en tu banco.

Ofrecer varios canales también sirve como un respaldo. Por ejemplo, si una tarjeta BBVA es rechazada constantemente, los clientes tienen la opción de transferir en su lugar, evitando un pago que sería perdido si solamente admitiéramos tarjetas.

3. Automatiza las tareas repetitivas

En el día a día de un negocio, hay muchas acciones que se vuelven mecánicas: enviar recordatorios de pagos, actualizar saldos pendientes, emitir facturas fiscales, entregar datos de transferencia bancaria, verificar el estado de cuenta. La lista se vuelve interminable. Quizá puedas manejar esto si en tu negocio procesan unas 30 o 50 facturas mensuales, pero, ¿qué harás si de pronto debes administrar 1,000? ¿O 10,000?

Lo ideal es tener una herramienta que sólo debes configurar una sola vez (al inicio de los contratos o suscripciones de cada cliente) y después todo lo demás suceda en piloto automático. Algunas de estas plataformas, Odoo o Quentli, incluso pueden ayudarte a generar los reportes que antes debías obtener manualmente.

4. Ofrece incentivos por pagos puntuales

Esta estrategia no es para todas las empresas, pero es una que puede ayudarte a fomentar una cultura de puntualidad y a obtener liquidez inmediata. Por ejemplo, puedes ofrecerle a tus clientes un descuento del 5% si hacen su pago antes de la fecha estipulada en su factura.

De la misma forma, existe también la versión opuesta: aplicar recargos o penalizaciones por pagos tardíos. Como ejemplo, puedes manejar una política en la cual apliques un recargo de $10 pesos por cada día de demora. Solo debes recordar ser muy transparente con tus clientes y dejar muy en claro estas condiciones.

5. Haz cargos recurrentes a las tarjetas

Sin lugar a dudas, la principal estrategia que incrementará tu efectividad de cobranza es no tener que cobrar en primer lugar.

En un negocio que maneja cobros mensuales, es esencial tener la facultad de hacer cargos recurrentes a las tarjetas de crédito o débito. De esta forma, evitas que los clientes acumulen deudas y a la vez mantienes una liquidez constante.

Si quieres llevarlo un paso más adelante, puedes vender tu producto o servicio únicamente después de haber registrado la tarjeta del cliente. Es decir, hacer forzosos los cargos automáticos. Si bien esto puede verse como una medida drástica, garantizará una tasa de cobranza saludable.

Típicamente, hacer cargos recurrentes requería afiliarse con un banco y manejar herramientas arcaicas que para nada facilitan los flujos de trabajo usuales (por ejemplo, hacer reintentos diarios). Sin embargo, hoy en día existe un espectro de soluciones y plataformas que eliminan toda esta complejidad, desde APIs para procesar pagos directos como Stripe, hasta plataformas especializadas como Quentli.

En conclusión

En este artículo repasamos algunas herramientas que puedes aplicar para aumentar la efectividad de tu cobranza. No todas van a aplicar a tu modelo de negocio, por eso es importante evaluar cada una de ellas. Ahora es tu turno de implementarlas.

En Quentli nos hemos dedicado a descifrar cuáles son los mejores métodos –y los trucos– para reducir al mínimo las posibilidades de perder un pago. Si quieres conocer más sobre cómo ayudamos a empresas de todo tipo a mejorar su cobranza, ponte en contacto con nuestro equipo.