
Si administras o estás encargado del flujo de efectivo de una empresa, seguramente te has preguntado cómo gestionar de manera óptima tu cobranza. Al final del día, una buena cobranza es lo que asegura la estabilidad financiera de un negocio; si va a poder pagar la nómina, si podrá hacer los pagos de servicios y proveedores, si podrá operar día a día.

Además de contar con un proceso para [medir la cobranza](/blog/metricas-de-cobranza), hay algunas recomendaciones accionables que hemos visto que funcionan (ya sea si implementas una de ellas o todas a la vez).

A continuación te presentamos 5 estrategias que puedes aplicar para mejorar la cobranza y reducir el riesgo de pagos tardíos (o perdidos).

## 1. Usa canales de comunicación efectivos

Cuando se trata de cobranza, es crucial contar con varios canales por los cuales contactas a tus clientes sobre saldos vencidos y recordatorios de facturas pendientes. No todos los canales son iguales, por lo que tendrás que evaluar cuál se adapta mejor a tu segmento.

### Mensajes SMS

La cobranza vía SMS no es algo nuevo. En México, empresas de servicios como Telmex o Telcel llevan varios años usando este canal para notificar sobre pagos pendientes y saldos vencidos. No obstante, estos mensajes no suelen verse muy profesionales y tienen la desventaja de que son unidireccionales (no hay forma de responder).

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  <img src='/assets/blog/estrategias-de-cobranza/ejemplo-sms-telcel.png' alt='Mensaje de Telcel' />
  <figcaption>Ejemplo de los mensajes sobre saldos vencidos de Telcel.</figcaption>
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### Correo electrónico

Es un canal clásico y atemporal que permite mucha personalización y adjuntar archivos como facturas o estados de cuenta. Es el adecuado si lo que quieres es transmitir una imagen de profesionalidad.

Una desventaja con los correos electrónicos, especialmente si tu negocio vende al público en general, es que pocas personas revisan su bandeja de entrada con frecuencia. Podrían pasar días hasta que las personas se den cuenta de que tienen un saldo pendiente con tu negocio. Si esto es un problema, es recomendable usar mensajería instantánea.

### WhatsApp

Este canal se ha vuelto cada vez más popular entre empresas para enviar recordatorios, links de pago y avisos de promociones. Y no cabe duda de por qué: los mensajes en WhatsApp tienen un [open rate mayor al 90%](https://business.whatsapp.com/blog/getting-value-from-whatsapp-messaging-marketing-edition). En México y toda Latinoamérica, WhatsApp ha dominado el mercado de mensajería instantánea, cosa que no sucedió en Estados Unidos, por ejemplo.

Algo a considerar al enviar mensajes de WhatsApp: debes tener cuidado de no perjudicar la relación con tus clientes. Al ser un canal tan eficiente de comunicación, es peligroso dejarse llevar y terminar por abusarlo, hasta el grado de hacerle _spam_ a los usuarios.

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  <img src='/assets/blog/estrategias-de-cobranza/ejemplo-whatsapp-rappi.png' alt='WhatsApp de Rappi' />
  <figcaption>Rappi es una empresa que se ha ganado la reputación de abusar del canal de WhatsApp.</figcaption>
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### Otros canales

A pesar del surgimiento de estos canales "modernos", muchas empresas optan por hacer llamadas telefónicas a las personas que tienen pagos pendientes. Si recurres a esto o no dependerá del tamaño de tu cartera vencida y de la situación específica de cada persona.

## 2. Reduce al mínimo la fricción para pagar 

Cuando un cliente está listo para hacer su pago, lo menos que quieres es ponerle trabas u obstáculos para que pueda hacerlo. Es clave ofrecer diferentes métodos de pago para permitirle a las personas elegir el que sea de su preferencia. Enseguida enumeramos los métodos de pago que son más usados para cobrar hoy en día.

- **Tarjetas de crédito o débito**: probablemente la opción más conveniente para los clientes, aunque viene con comisiones porcentuales sobre el valor de la venta.
- **Transferencia SPEI**: es uno de los métodos más usados por la inmediatez de los pagos (los negocios reciben inmediatamente su dinero) y las tarifas son muy bajas o nulas.
- **Efectivo en tiendas y puntos de venta**: es un método popular en los segmentos no bancarizados, donde aún hay escepticismo por mantener su dinero en cuentas digitales. 
- **Referencias bancarias**: consiste en compartir un número de referencia con tus clientes que después usarán para depositar o transferir a tu banco. No es muy recomendable, ya que requiere de un esfuerzo adicional por parte del cliente si no tiene una cuenta en tu banco.

Ofrecer varios canales también sirve como un respaldo. Por ejemplo, si una tarjeta BBVA es rechazada constantemente, los clientes tienen la opción de transferir en su lugar, evitando un pago que sería perdido si solamente admitiéramos tarjetas.

## 3. Automatiza las tareas repetitivas

En el día a día de un negocio, hay muchas acciones que se vuelven mecánicas: enviar recordatorios de pagos, actualizar saldos pendientes, emitir facturas fiscales, entregar datos de transferencia bancaria, verificar el estado de cuenta. La lista se vuelve interminable. Quizá puedas manejar esto si en tu negocio procesan unas 30 o 50 facturas mensuales, pero, ¿qué harás si de pronto debes administrar 1,000? ¿O 10,000?

Lo ideal es tener una herramienta que sólo debes configurar una sola vez (al inicio de los contratos o suscripciones de cada cliente) y después todo lo demás suceda en piloto automático. Algunas de estas plataformas, [Odoo](https://www.odoo.com/es) o [Quentli](https://www.quentli.com/), incluso pueden ayudarte a generar los reportes que antes debías obtener manualmente.

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  <img src='/assets/blog/estrategias-de-cobranza/automatizacion-ejemplo.png' alt='Ejemplo de automatización' />
  <figcaption>Quentli es un software especializado en automatizar todos los procesos de cobranza.</figcaption>
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## 4. Ofrece incentivos por pagos puntuales

Esta estrategia no es para todas las empresas, pero es una que puede ayudarte a fomentar una cultura de puntualidad y a obtener liquidez inmediata. Por ejemplo, puedes ofrecerle a tus clientes un descuento del 5% si hacen su pago antes de la fecha estipulada en su factura.

De la misma forma, existe también la versión opuesta: aplicar recargos o penalizaciones por pagos tardíos. Como ejemplo, puedes manejar una política en la cual apliques un recargo de $10 pesos por cada día de demora. Solo debes recordar ser muy transparente con tus clientes y dejar muy en claro estas condiciones.

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  <img src='/assets/blog/estrategias-de-cobranza/ejemplo-politicas-quentli.png' alt='Ejemplo de políticas de Quentli' />
  <figcaption>En Quentli, puedes manejar políticas de recargos y descuentos por pagos a tiempo.</figcaption>
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## 5. Haz cargos recurrentes a las tarjetas

Sin lugar a dudas, la principal estrategia que incrementará tu efectividad de cobranza es no tener que cobrar en primer lugar. 

En un negocio que maneja cobros mensuales, es esencial tener la facultad de hacer cargos recurrentes a las tarjetas de crédito o débito. De esta forma, evitas que los clientes acumulen deudas y a la vez mantienes una liquidez constante. 

Si quieres llevarlo un paso más adelante, puedes vender tu producto o servicio únicamente después de haber registrado la tarjeta del cliente. Es decir, hacer forzosos los cargos automáticos. Si bien esto puede verse como una medida drástica, garantizará una tasa de cobranza saludable. 

Típicamente, hacer cargos recurrentes requería afiliarse con un banco y manejar herramientas arcaicas que para nada facilitan los flujos de trabajo usuales (por ejemplo, hacer reintentos diarios). Sin embargo, hoy en día existe un espectro de soluciones y plataformas que eliminan toda esta complejidad, desde APIs para procesar pagos directos como Stripe, hasta plataformas especializadas como Quentli.

<Callout variant='insight'>
A esto también se le conoce –quizá erróneamente– como "domiciliación". En realidad, este término se refiere una domiciliación bancaria a una cuenta de débito (que es algo distinto a cobrar a una tarjeta). Hablaremos más sobre esto en otro artículo.
</Callout>

## En conclusión

En este artículo repasamos algunas herramientas que puedes aplicar para aumentar la efectividad de tu cobranza. No todas van a aplicar a tu modelo de negocio, por eso es importante evaluar cada una de ellas. Ahora es tu turno de implementarlas. 

En Quentli nos hemos dedicado a descifrar cuáles son los mejores métodos –y los trucos– para reducir al mínimo las posibilidades de perder un pago. Si quieres conocer más sobre cómo ayudamos a empresas de todo tipo a mejorar su cobranza, [ponte en contacto](/contacto) con nuestro equipo.

5 estrategias prácticas para mejorar la cobranza en tu negocio


Recientemente, mientras migrábamos los pagos y las cuentas por cobrar de un colegio a nuestra plataforma, me di cuenta de que había más de 2 MDP (millones de pesos) en pagos atrasados ––más del 25% del total––, lo cual es superior a la media de 20% que se suele ver en el sector educativo privado. Pero eso no fue lo sorprendente, sino la reacción del director cuando vio nuestro reporte. Me pidió que revisara la información dos veces y después la verificó manualmente con su equipo. No podía creer que había permitido crecer tanto su cartera vencida.

Al dirigir un negocio, es fácil asumir que estás al tanto de tu cobranza ––sabes cuánto ingresa mes a mes y tienes noción de quiénes te deben––, sin embargo, hay métricas que pueden pasar desapercibidas y empeorar gradualmente hasta dejarte en una encrucijada. Si mides tu cobranza, proteges tus finanzas y tomas el primer paso para mejorar tus estrategias de recaudación, lo que al final resultará en un aumento de tus ingresos mensuales.

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  <img src='/assets/blog/metricas-cobranza/report.png' alt='Reporte de cobranza entregado al colegio' />
  <figcaption>Captura del reporte entregado al colegio.</figcaption>
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# Las métricas esenciales

## Métricas simples

Estas son las métricas más básicas que puedes calcular para medir tu cobranza:

- **Clientes activos**: Es la cantidad de clientes por los que recibirás una compensación económica.
- **Facturación devengada**: Es la cantidad total de cuentas por cobrar, independientemente de si ya fueron liquidadas o no, en un mes determinado.
- **Deudas vencidas**: Cantidad de cuentas por cobrar que no fueron liquidadas y cuya fecha de pago ha expirado.
- **Clientes morosos**: Es la cantidad de clientes que tienen al menos una deuda vencida.
- **Ingreso mensual**: El volumen total de los ingresos que recibiste en el mes que pertenece a las cuentas por cobrar liquidadas.

<Callout variant='insight'>
  Las cuentas por cobrar o facturas representan el compromiso que hace un cliente de darte una compensación económica a
  cambio de un producto o servicio.
</Callout>

## Métricas compuestas

Derivado de las métricas simples, puedes calcular las siguientes métricas compuestas:

### Tasa de cobranza

Porcentaje de pagos recibidos en relación con el total de la facturación devengada.

<Math formula='\text{C} = \frac{\text{Pagos recibidos}}{\text{Facturación devengada}}' block={true} />

### Tasa de morosidad

Porcentaje de clientes morosos con respecto al total de clientes activos.

<Math formula='\text{M} = \frac{\text{Clientes morosos}}{\text{Clientes activos}}' block={true} />

<Callout variant='info'>
  Esta clasificación de métricas simples y compuestas no es un estándar, pero es útil para poder referenciarlas en el
  resto del artículo.
</Callout>

# Confusiones en los cálculos

Dependiendo de tu modelo de negocio, calcular las métricas de cobranza puede volverse más complicado de lo que parece. Estas son algunas cuestiones comunes que pueden generar confusión:

- ¿Deberían contarse como clientes activos aquellos que están en un periodo de prueba? Incluirlos puede inflar el número total de clientes y afectar el cálculo de métricas como el ingreso promedio por cliente.
- Si un cliente paga solo una parte de su deuda (hace un abono), ¿se debe considerar como un pago realizado o como un saldo vencido? Esto puede influir en el cálculo de la tasa de cobranza y la cartera vencida.
- Si ofreces incentivos por pago anticipado o aplicas recargos por pagos tardíos, el monto final cobrado puede diferir del monto facturado originalmente, alterando métricas como el ingreso total o la tasa de recuperación.

En estas cuestiones y variaciones, recomendamos ser lo más estrictos posible. Por ejemplo, es mejor no considerar clientes de prueba como clientes activos (al final, ellos no te han realizado ningún pago aún y pueden irse sin hacerlo nunca). Otra buena práctica es no considerar los pagos parciales como deudas liquidadas. Al ser honesto y exigente con tus cuentas, cuidas la salud financiera de tu negocio y consigues un pequeño margen de holgura en tus proyecciones.

# Califica tu cobranza

Existen otras métricas más complejas que te darán una visión más detallada de la salud de tu cobranza:

- **Días de Ventas Pendientes (DSO - Days Sales Outstanding)**: Calcula el promedio de días que tardas en cobrar después de emitir una factura. Si este número es alto, puede indicar problemas de flujo de efectivo.
- **Tasa de recuperación de cartera vencida**: Muestra qué porcentaje de los pagos atrasados logras recuperar. Si esta métrica es baja, es posible que necesites mejorar tu estrategia de cobranza.

Si tienes un DSO bajo y una tasa de recuperación alta, puedes decir que tu cobranza es buena y que tu liquidez financiera es saludable.

> Buena cobranza = Liquidez financiera

<Callout variant='insight'>
  La liquidez financiera es la capacidad que tiene una empresa para cumplir con sus obligaciones de pago (como solventar
  sus deudas y realizar sus gastos operativos). Partiendo de esta definición, podemos decir que la liquidez está
  directamente relacionada con el proceso de cobranza, ya que este determina qué tan rápido y eficientemente la empresa
  convierte sus cuentas por cobrar en efectivo disponible.
</Callout>

# Cómo calcular estas métricas en tu negocio

En realidad, es sencillo generar las métricas. Puedes utilizar una hoja de cálculo en donde registres todas tus facturas del mes y comenzar por calcular las métricas simples con sumatorias. Después, puedes calcular las métricas compuestas haciendo multiplicaciones y divisiones de las anteriores.

Calcular las métricas que te ayudarán a calificar tu cobranza será un poco más complejo y necesitarás analizar la facturación de meses anteriores. Sin embargo, puedes acelerar esto si utilizas una herramienta de inteligencia artificial como [ChatGPT](https://chat.com/) o [Claude](https://claude.ai/). Solo basta con hacer un buen _prompt_.

Lo tedioso será hacer este análisis con la frecuencia necesaria para mantener una buena salud financiera. Si quieres automatizarlo, puedes usar un software especializado en cobranza, que genere reportes al instante y te dé visibilidad de estas métricas clave. Por ejemplo, puedes usar **Quentli** para centralizar la información y con esto podrás

- Consultar reportes actualizados en cualquier momento.
- Identificar clientes con pagos atrasados y establecer seguimientos.
- Configurar alertas cuando tu tasa de morosidad supere un umbral.

A través de herramientas como esta, puedes mantener un mejor control sin depender de cálculos manuales o múltiples herramientas.

> El primer paso para mejorar tu cobranza es medirla.

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  <img src='/assets/blog/metricas-cobranza/dashboard-resumen.png' alt='Dashboard de Quentli' />
  <figcaption>Captura de pantalla del Dashboard de Quentli.</figcaption>
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# ¿Qué sigue?

Si identificaste que tienes un alto número de cuentas por cobrar vencidas o una tasa de recuperación baja, el siguiente paso es definir una estrategia para remediarlo. En un próximo artículo hablaremos de:

- Seguimiento automatizado con recordatorios vía WhatsApp y correo.
- Domiciliación y cargos recurrentes.
- Métodos de pago que pueden facilitar la cobranza.
- Políticas de recargos y descuentos.


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