Recientemente, mientras migrábamos los pagos y las cuentas por cobrar de un colegio a nuestra plataforma, me di cuenta de que había más de 2 MDP (millones de pesos) en pagos atrasados ––más del 25% del total––, lo cual es superior a la media de 20% que se suele ver en el sector educativo privado. Pero eso no fue lo sorprendente, sino la reacción del director cuando vio nuestro reporte. Me pidió que revisara la información dos veces y después la verificó manualmente con su equipo. No podía creer que había permitido crecer tanto su cartera vencida.

Al dirigir un negocio, es fácil asumir que estás al tanto de tu cobranza ––sabes cuánto ingresa mes a mes y tienes noción de quiénes te deben––, sin embargo, hay métricas que pueden pasar desapercibidas y empeorar gradualmente hasta dejarte en una encrucijada. Si mides tu cobranza, proteges tus finanzas y tomas el primer paso para mejorar tus estrategias de recaudación, lo que al final resultará en un aumento de tus ingresos mensuales.

Las métricas esenciales

Métricas simples

Estas son las métricas más básicas que puedes calcular para medir tu cobranza:

• Clientes activos: Es la cantidad de clientes por los que recibirás una compensación económica.
• Facturación devengada: Es la cantidad total de cuentas por cobrar, independientemente de si ya fueron liquidadas o no, en un mes determinado.
• Deudas vencidas: Cantidad de cuentas por cobrar que no fueron liquidadas y cuya fecha de pago ha expirado.
• Clientes morosos: Es la cantidad de clientes que tienen al menos una deuda vencida.
• Ingreso mensual: El volumen total de los ingresos que recibiste en el mes que pertenece a las cuentas por cobrar liquidadas.

Métricas compuestas

Derivado de las métricas simples, puedes calcular las siguientes métricas compuestas:

Tasa de cobranza

Porcentaje de pagos recibidos en relación con el total de la facturación devengada.

Tasa de morosidad

Porcentaje de clientes morosos con respecto al total de clientes activos.

Confusiones en los cálculos

Dependiendo de tu modelo de negocio, calcular las métricas de cobranza puede volverse más complicado de lo que parece. Estas son algunas cuestiones comunes que pueden generar confusión:

• ¿Deberían contarse como clientes activos aquellos que están en un periodo de prueba? Incluirlos puede inflar el número total de clientes y afectar el cálculo de métricas como el ingreso promedio por cliente.
• Si un cliente paga solo una parte de su deuda (hace un abono), ¿se debe considerar como un pago realizado o como un saldo vencido? Esto puede influir en el cálculo de la tasa de cobranza y la cartera vencida.
• Si ofreces incentivos por pago anticipado o aplicas recargos por pagos tardíos, el monto final cobrado puede diferir del monto facturado originalmente, alterando métricas como el ingreso total o la tasa de recuperación.

En estas cuestiones y variaciones, recomendamos ser lo más estrictos posible. Por ejemplo, es mejor no considerar clientes de prueba como clientes activos (al final, ellos no te han realizado ningún pago aún y pueden irse sin hacerlo nunca). Otra buena práctica es no considerar los pagos parciales como deudas liquidadas. Al ser honesto y exigente con tus cuentas, cuidas la salud financiera de tu negocio y consigues un pequeño margen de holgura en tus proyecciones.

Califica tu cobranza

Existen otras métricas más complejas que te darán una visión más detallada de la salud de tu cobranza:

• Días de Ventas Pendientes (DSO - Days Sales Outstanding): Calcula el promedio de días que tardas en cobrar después de emitir una factura. Si este número es alto, puede indicar problemas de flujo de efectivo.
• Tasa de recuperación de cartera vencida: Muestra qué porcentaje de los pagos atrasados logras recuperar. Si esta métrica es baja, es posible que necesites mejorar tu estrategia de cobranza.

Si tienes un DSO bajo y una tasa de recuperación alta, puedes decir que tu cobranza es buena y que tu liquidez financiera es saludable.

Buena cobranza = Liquidez financiera

Cómo calcular estas métricas en tu negocio

En realidad, es sencillo generar las métricas. Puedes utilizar una hoja de cálculo en donde registres todas tus facturas del mes y comenzar por calcular las métricas simples con sumatorias. Después, puedes calcular las métricas compuestas haciendo multiplicaciones y divisiones de las anteriores.

Calcular las métricas que te ayudarán a calificar tu cobranza será un poco más complejo y necesitarás analizar la facturación de meses anteriores. Sin embargo, puedes acelerar esto si utilizas una herramienta de inteligencia artificial como ChatGPT o Claude. Solo basta con hacer un buen prompt.

Lo tedioso será hacer este análisis con la frecuencia necesaria para mantener una buena salud financiera. Si quieres automatizarlo, puedes usar un software especializado en cobranza, que genere reportes al instante y te dé visibilidad de estas métricas clave. Por ejemplo, puedes usar Quentli para centralizar la información y con esto podrás

• Consultar reportes actualizados en cualquier momento.
• Identificar clientes con pagos atrasados y establecer seguimientos.
• Configurar alertas cuando tu tasa de morosidad supere un umbral.

A través de herramientas como esta, puedes mantener un mejor control sin depender de cálculos manuales o múltiples herramientas.

El primer paso para mejorar tu cobranza es medirla.

¿Qué sigue?

Si identificaste que tienes un alto número de cuentas por cobrar vencidas o una tasa de recuperación baja, el siguiente paso es definir una estrategia para remediarlo. En un próximo artículo hablaremos de:

• Seguimiento automatizado con recordatorios vía WhatsApp y correo.
• Domiciliación y cargos recurrentes.
• Métodos de pago que pueden facilitar la cobranza.
• Políticas de recargos y descuentos.